Подробная должностная инструкция для РОПа
Какие бизнес-процессы должны регулярно выполняться Руководителем отдела продаж, чтобы работа отдела была системной, регулярной выполнялся план и присутствовал постоянный прогнозируемый рост продаж и чистой прибыли
1. Найм и база знаний
При классическом, "правильном" построении отдела, сначала нанимается РОП, который готовит "фундамент" для будущего отдела продаж, затем – уже РОП ведет найм и обучение менеджеров. Именно РОП отвечает за результативность каждого отдельного менеджера в отделе, поскольку конечный продукт эффективного РОПа – это работающий отдел продаж, в котором каждый конкретный менеджер системно выполняет свои планы и показатели:
Формирование портрета идеального кандидата в отдел продаж для HR отдела

Формирование мощной системы мотивации и "продающего скрипта" для вакансии "менеджер по продажам" в Вашей компании (помните, работу в компании нужно точно также продавать менеджеру, как менеджер будет продавать продукт Вашим будущим клиентам.

Постановка плана по найму HR отделу (если отдел уже сформирован, найм в любом случае, должен идти непрерывно, чтобы отбирать сильных "звезд", заменять "слабое звено", и чтобы ОП видел конкуренцию)

Обеспечение постоянного вывода новых стажеров для регулярного усиления отдела продаж и замены слабого звена

Формирование материалов для понятной, простой и профессиональной системы адаптации и выстраивание регулярного процесса обучения новых кандидатов в режиме периодического потока (ввод новых сотрудников не должен отнимать много личного времени и должен быть почти автоматизирован)

Формирование качественной системы аттестации (проверка кандидатов перед тем, как допустить их до продаж)

Разработка регламентов и видео-инструкций по всем процессам работы внутри отдела продаж: от работы в CRM и работы с договором до примеров успешных переговоров с клиентами (РОП формирует регламенты, видео инструкции, примеры звонков и видео успешных встреч и упаковывает их в общедоступную базу знаний с удобной навигацией для всей команды ОП)

Формирование «FAQ» и «Книги продаж». Это часто задаваемые вопросы и энциклопедия ответов на все вопросы для менеджеров – документ, который регулярно пополняется и освобождает РОПа и собственника от необходимости отвечать на одни и те же вопросы разным менеджерам
Руководитель отдела продаж должен обеспечить прозрачную работу в CRM системе, правильно построить воронку продаж, задать формат работы с лидами и задачами, и максимально автоматизировать процессы таким образом, чтобы это было удобно менеджеру (именно менеджеру, а не собственнику компании) и не приходилось тратить рабочее время на любые дополнительные отчеты, эксели, план факты, отправление шаблонных писем и сообщений вручную – все это должна делать CRM-система автоматически.

CRM-система должна быть помощником менеджера, а не инструментом усложнения его жизни и излишнего контроля. Она может оптимизировать рабочее время и снизить количество ошибок по причине человеческого фактора.
  • Настроить удобную и наглядную для отдела продаж систему работы с лидами и сделками в CRM-системе

  • Оптимизировать этапы воронки продаж, убрать лишние стадии и процессы, затягивающие циклы сделки

  • Автоматизировать процессы отчетов в CRM-системе так, чтобы менеджер, заполняя CRM систему, не был вынужден заполнять какие-либо дополнительные документы, отчеты, подгружать звонки или записи скайпов

  • Настроить систему автоматических отправок писем, сообщений, шаблонных материалов (таких как кейсов, договоров, счетов, коммерческих предложений), которые будут отправляться моментально, автоматически, при смене статусов в CRM-системе (например, если менеджер поменяет статус лида на "встреча проведена", CRM сама отправляет клиенту кейсы и шаблон договора)

  • Настроить прозрачную и понятную систему отчетности о деятельности отдела продаж для собственника

  • Ввести прозрачную аналитику по причинам отказов и качеству лидов для быстрой и эффективной работы маркетолога и профилактике отказов
2. CRM-система и система отчетности
Руководитель отдела продаж (не владелец бизнеса!) готовит материалы для отдела, которые будут помогать продавцам эффективно закрывать сделки и делать свою работу, а также оперативно оптимизирует эти материалы в результате обратной связи от менеджеров или клиентов.

Например, если клиенты часто спрашивают отзывы других заказчиков, РОП может включить 10 отзывов в презентацию, чтобы этот вопрос больше ни у кого не возникал. Эти материалы могут быть заказаны на аутсорсе, составлены или улучшены РОПом самостоятельно, но именно РОП отвечает за конечную версию материалов, с которыми работает отдел.
  • Разработка, анализ эффективности и регулярные корректировки скриптов продаж

  • Разработка, анализ эффективности и регулярные корректировки продающей презентации, текстов КП, формата проведения

  • Разработка, анализ эффективности и регулярные корректировки прогревочных материалов для отправки теплым клиентам (кейсы, расчет экономики, полезные видео, прочее)

  • Разработка и внедрение акций и инструментов дожима до оплаты
3. KIT отдела продаж
Частая ошибка собственника бизнеса – один раз написать скрипт (или заказать на аутсорсе), после чего находиться в уверенности, что он будет работать всегда.


Хороший РОП корректирует материалы продаж ЕЖЕНЕДЕЛЬНО на основе обратной связи и анализа эффективности переговоров и работы менеджеров.


Руководитель отдела продаж устанавливает план продаж, разбивает его по менеджерам, декомпозирует на количественные показатели и контролирует ежедневное выполнение.
  • Установка плана продаж на отдел, исходя из имеющихся количественных вводных и ресурсов, имеющихся у РОПа (лиды, люди, старая воронка)

  • Декомпозиция плана продаж по менеджерам (установка личных планов продаж)

  • Декомпозиция плана продаж по KPI и распределение KPI между менеджерами (сколько нужно звонков, встреч, выставленных договоров и счетов для достижения нужного кол-ва сделок). План разбивается на атомы, и менеджерам выставляются конкретные количественные задачи на каждый день/неделю/месяц

  • РОП обеспечивает ежедневный контроль выполнения KPI, необходимых для выполнения плана продаж (звонки, встречи, счета, договоры и пр.), и оперативно реагирует, если в текущем моменте количественный показатель не выполнен.Например, если количество встреч за неделю должно было быть 20, а реально прошло 8, очевидно, что просядут и продажи. И чтобы не допустить этого и нагнать показатель – РОП оперативно узнает причину низкого количества встреч и прорабатывает ее с менеджером, после чего KPI должен выполниться, а вследствие этого – и план

  • Контроль соблюдения скриптов продаж и сценариев КЭВ с помощью участия в переговорах или прослушки коммуникаций

  • Контроль эффективности работы с возражениями
4. Установка рабочих планов и контроль выполнения регламентов
В текущих реалиях удорожания трафика, пандемии, кадрового голода и растущей конкуренции современный РОП обязан свести к минимуму человеческий фактор в компании, исключить лишние расходы на ФОТ, оптимизировать время менеджеров и обеспечить максимальную выжимку из каждого лида, постоянно улучшая конверсии с помощью подключения автоворонок.


Какие процессы в отделе продаж можно полностью автоматизировать, после чего они будут выполняться без участия людей, а значит - не нужно тратить время и деньги на найм, разработку регламентов, адаптации, обучение и контроль:
5. Автоматизация процессов
Автоматическая отправка писем, кп, материалов, договора, счета, ссылки на оплату после переговоров с клиентом

Автоматическая аналитика причин отказов и не покупок

Автоматический прогрев и дожим клиента до встречи и оплаты
Если РОП этого не делает, и не вводит эти инструменты в отделе, каждый месяц улучшая и систематизируя отдел, то все держится на людях, подлежит сбою, тратит Ваше время, деньги, и требует дополнительных затрат на контроль и улучшение.
Послушайте пример звонка:
Послушать
Холодные звонки
Моментальная обработка входящих заявок в любое время суток и выходные
Послушать
Послушайте пример звонка:
Квалификация клиентов, назначение встречи
Послушать
Послушайте пример звонка:
Автоматический прогрев и дожим клиента до встречи и оплаты
Послушать
Послушайте пример звонка:
Запишитесь на бесплатную экскурсию в виртуальный отдел продаж, где 90% задач и функций выполняются роботами


и получите подробный план автоматизации отдела продаж с помощью роботов и автоворонок с видео-инструкциями


Записаться на экскурсию
Руководителя отдела продаж можно по-другому описать как «штатный бизнес-тренер». Это человек, который управляет системой продаж и постоянно совершенствует ее звенья через регулярные обучения.

Он отвечает за поддержание у продавцов нужных навыков и знаний для эффективных продаж, за постоянное улучшений этих навыков и за применение полученных в ходе обучения знаний на практике. То есть он не просто учит, а контролирует применения полученных знаний в реальных переговорах.
  • Проведение регулярных бизнес-тренингов с отделом продаж (каждый бизнес тренинг это разбор конкретной проблемы, например, обработка возражения "дорого" или "клиенты не доходят до встречи"). В конце каждого тренинга РОП ставит конкретные задачи по применению полученных знаний в будущих переговорах, а затем проверяет, внедрил ли менеджер новый навыки в практику через прослушку звонков или участие в переговорах. Это происходит на еженедельной основе, таким образом, компетенция, экспертность и уровень продавцов постоянно растет

  • Проведение регулярного обучения отдела продаж продукту, проверка экспертности ОП по продукту компании. РОП должен постоянно совершенствовать знания каждого менеджера с учетом всех нюансов продукта компании, чтобы менеджер в итоге стал экспертом и мог простым языком объяснить заказчику любую функцию продукта от А до Я

  • Проведение регулярных групповых и индивидуальных разборов сложных ситуаций, нестандартных случаев, возникающих в ходе работы ОП, а также дополнение «Книги продаж» и базы знаний каждым новым случаем/вопросом
  • Ежедневная мотивация менеджеров – поднятие командного духа на планерках

  • Индивидуальная ретроспектива с каждым менеджером (разбор проблемных зон и сильных сторон, постановка фокусов развития менеджера в периоде)
6. Обучение и бизнес-тренинги
РОП обязан обеспечивать межведомственную коммуникацию, поскольку выполнение плана продаж зависит не только от отдела продаж. Необходимо иметь способность собирать объективную информацию и самостоятельно выстраивать коммуникацию с отделом кадров, маркетинга, и производства (исполнения) для правильной настройки системы и выполнения общих планов.
  • Регулярный анализ собственной воронки. РОП должен знать, сколько звонков, встреч, договоров, счетов должен сделать отдел, чтобы получить одну продажу, тогда планирование выручки будет простым математическим действием. Например, собственник хочет 10 000 000 рублей, РОП знает, что для этого нужно Х сделок, а значит Х выставленных счетов, Х проведенных встреч, Х выполненных звонков и Х входящих заявок, и исходя из этого дает запрос на объем лидов, кадровый ресурс и ставит простые количественные задачи своим подчиненным менеджерам.
  • Регулярный (не реже 2 раз в месяц) анализ качества лидов и обратная связь отделу маркетинга, чтобы можно было оптимизировать рекламные кампании. Недостаточно сказать «лиды плохие», а важно показать количество входящих лидов, скорость их отработки, процент лидов, прошедших квалификацию, процент лидов, которые дошли до ключевого этапа воронки, и количество сделок по каждому каналу.
  • Постановка задач и запросов отделу маркетинга по недостающим материалам, нужным отделу на основании клиентских запросов (упаковка, прогрев, новые лендинги и прочее)

  • Постановка задач и запросов отделу производства (исполнения) по недостающим материалам (кейсы, возможности и новинки продукта, обратная связь от действующих клиентов, отзывы, экспертное обучение менеджеров для детального понимания продукта)
  • Обратная связь от отдела производства по вопросу уровня лояльности клиентов для дополнительных продаж лояльным заказчикам, которые остались довольны после «отгрузки» продукта
  • Обратная связь отделу кадров по качеству предоставляемых кандидатов с подробной информацией, что конкретно не подошло по каждому конкретному кандидату или стажеру
7. Аналитика и обратная связь с другими отделами
Выполнение плана продаж – это следствие регулярного выполнения вышеуказанных системных процессов
поэтому выстраивание и обеспечение выполнения системных процессов в отделе – это первоочередная обязанность РОПа, а выполнение плана продаж – лишь вытекающий из этого результат.
Запишитесь на бесплатную экскурсию в отдел продаж, где работают роботы


и получите пошаговый план действий по автоматизации системы продаж


Записаться на экскурсию
ИП Винограденко А. А., ИНН: 774321813200, ОГРН: 318774600146829
г. Москва, ул. Зои и Александра Космодемьянских, д. 20, кв. 49
+7 (910) 403-05-64, vinogradenko.business@gmail.com